E-FATURA ve E-DEFTER UYGULAMALARI

Özet

         213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun Mükerrer 242’nci maddesinin 5766 Sayılı Kanunun 17’nci maddesi ile değişen 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı;

·            Elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile,

·            Defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına

ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuktüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.

Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

Bu çerçevede, Vergi Usul Kanununun Maliye Bakanlığına tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar, Maliye Bakanlığı’nca çıkarılan 397, 416, 421 ve 424 sıra No’lu VUK Genel Tebliğleri ile 58 sıra No’lu VUK Sirkülerinde açıklanmıştır.

Öte yandan, Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından ortaklaşa çıkarılarak 13.11.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.

Söz konusu Genel Tebliğler ve Sirkülerde yer alan düzenlemeler ışığında e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır.

I-            e-Fatura Nedir?

e-Belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü ifade etmektedir.

e-Fatura, 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı ifade etmektedir. Tebliğe göre e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu Tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur.

II-e-Defter Nedir?

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

III- Kimler e-Fatura Uygulamasından Yararlanabilir?

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 232’nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflerin e-Fatura uygulamasından yararlanma imkânı bulunmaktadır.

Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin;

a)    http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde yer alan "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" doldurarak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalamaları,

b)    Tüzel kişi mükelleflerin "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" doldurarak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalamaları,

c) Gerçek kişi mükelleflerin 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvurması, başvuru işlemlerini www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak yerine getirmeleri

gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflerin kullanıcı hesapları Gelir İdaresi Başkanlığı tanımlanacak ve aktive edilecektir.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilecektir.

Tüzel kişi mükellef olmayan ve e-fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecektir.

IV- Kimler e-Defter Uygulamasından Yararlanabilir?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek üzere aşağıda belirtilen kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

1)    Gerçek kişi mükelleflerden 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olanlar,

2)     Tüzel kişi mükelleflerden 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olanlar,

3)     Gerçek ve tüzel kişi mükelleflerden eElektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılımı olanlar.

V- e-Defter Olarak Tutulabilecek Defterler Nelerdir?

E-defter uygulamasıyla ilgili özel olarak oluşturulan www.e-defter.gov.tr internet sitesinde format ve standartları duyurulan defterler, e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle söz konusu sayfada sadece yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur.

VII- Madeni Yağ Lisansına Sahip Olanlar Kimlerdir?

5015 sayılı Petrol Piyasası Kanununda madeni yağ, baz yağına veya kimyasal sentez yöntemi ile işlenen maddelere, bazı katkıların ilâvesi sonucu, hareketli ve temas halinde olan iki yüzey arasındaki sürtünme ve/veya aşınmayı azaltma veya soğutma özelliğine sahip mamul haline getirilen doğal veya yapay maddeler olarak tanımlanmıştır. Madeni yağ üreticileri, madeni yağ üretimi yapan gerçek ve tüzel kişilerdir.

Kanunun 3’üncü maddesine göre Petrol ile ilgili;

a)        Rafinaj, işleme, madeni yağ üretimi, depolama, iletim, serbest kullanıcı ve ihrakiye faaliyetlerinin yapılması ve bu amaçla tesis kurulması ve/veya işletilmesi,

b)        Akaryakıt dağıtımı, taşıması ve bayilik faaliyetlerinin yapılması, için lisans alınması zorunludur.

Petrol Piyasası Madeni Yağ Lisansına sahip olanların listesi, T.C. Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun internet sayfasında1 bulunmaktadır.Dolayısıyla bu listede olan mükellefler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar 01/09/2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvurmak ve 31/12/2013 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e-Defter tutmak zorundadır.

VIII- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki mallar nelerdir?

Özel Tüketim Vergisi Kanununun, “Oran veya tutar”başlığını taşıyan 12’nci maddesinde özel tüketim vergisi, bu Kanuna ekli listelerde yazılı malların karşılarında gösterilen tutar ve/veya oranlarda alınacağı belirtilmiştir. Kanuna ekli III sayılı Liste, A ve B cetvellerinden oluşmaktadır. Bu listelerde yer alan mallar aşağıdaki gibidir.

Dolayısıyla bu listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar, 01/09/2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvurmak ve 31/12/2013 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmek ve 2014 takvim yılı içerisinde e-Defter tutmak zorundadır.

IX- e-Fatura ve e-Defter Uygulamasından Yararlanmak Zorunda Olmayanlar Kimlerdir?

e-Fatura uygulaması zorunluluğu getirilen mükelleflerden mal alan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.

X- e-Faturanın Düzenlenmesi ve İletilmesi Nasıl Olacaktır?

397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.

Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde yer almaktadır. 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde olmayacaktır.

Mükellefler e-Fatura düzenlerken, konuyla ilgili 397, 416, 421 ve 424 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri ile 58 sıra numaralı VUK Sirkülerinde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır.

XI- e-Fatura Uygulamasının Kullanımı

e-Fatura Uygulaması, elektronik belge olarak düzenlenen faturaların tarafları arasında dolaşımı ile ilgili oluşturma, gönderme ve alma zamanı gibi önemli kayıtların tarafsız bir biçimde tutulmasını sağlamak ve elektronik belge olarak oluşturulmuş herhangi bir belgenin sıhhatinden (format ve standartlara uygunluk, göndericinin kimliği ve doğruluğu, elektronik belgenin geçerliliği ve içeriğinin bütünlüğü) emin olmak amacı ile Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır.

e-Fatura Uygulaması, bünyesinde e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcı hesabı barındıracak olup, bu hesap aracılığı ile kullanılabilecek fonksiyonlar, ilgili hesabın ve kullanıcının niteliğine göre şekillenecektir.

e-Fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri aşağıdaki gibi yöntemden birisi aracılığıyla gerçekleştirilebilecektir.

·            Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla

·            e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan vehttp://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla.

e-Faturaların taraflar arasında güvenli bir şekilde dolaşımına imkan sağlayan e-Fatura Uygulaması ile ilgili olarak başlangıç aşamasında yukarıda sayılan iki yöntemi belirlemiş olan Gelir İdaresi Başkanlığı, uygulamanın geliştirilmesi ve farklı kullanım imkanlarının oluşturulması yönündeki çalışmalarına devam etmektedir.

XIII- e-Fatura Portalı Aracılığı ile Kullanım

Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındırmaktadır.

e-Fatura Portalı, oluşturulan kullanıcı hesapları aracılığı ile www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmet sunacaktır. Kullanıcılar, e-Fatura gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabileceklerdir.

XIV- e-Defter Nasıl Oluşturulur?

e-Defter, Gelir İdaresi Başkanlığınca açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulacaktır.

e-Defter tutmasına izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini ayrıca kâğıt ortamında tutamayacaklardır.

XV- e-Defter Tutabilmesi İçin Tüm Faturaların e-Fatura Olarak Düzenlenmesi Zorunlu Mudur?

e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebileceklerdir. Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kâğıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntem olmaktadır. Ancakmüşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur. Ancak aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.

XVI- e-Defter Açılış ve Kapanış Onayları Ne Zaman Yapılacaktır?

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade etmektedir.

XVII- e-Defterin ve e-Defter Beratının Saklanması ve İbrazı Ne Şekilde Olmalıdır?

e-Defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu olmamaktadır. e-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmesi gerekmektedir.

XVIII- e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Bu yükümlülük, elektronik faturaların üçüncü kişiler nezdinde muhafaza edilmesi durumunda muhafaza eden için de yasal süreler içinde geçerlidir.

Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmemektedir.

XIX- Mali Mühür

Mali mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi, diğer kurum, kuruluş, işletmelere ve istemeleri halinde gerçek kişi mükelleflere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-Fatura Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan, Gelir İdaresi Başkanlığı adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonları nedeni ile Mali Mührün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin değişmesi halinde de yeniyetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunludur.

Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapması gerekmektedir.

Sahiplerine kart okuyucuları ile birlikte teslim edilecek sertifikaların HSM aracılığı ile kullanılması da mümkündür. Ancak bu durumda Mali Mühür Sertifikalarının HSM'lere yüklenmesi işleminin TÜBİTAK-UEKAE veya yetkili kıldığı kişiler/kurumlar aracılığı ile yapılması ve tercih edilen HSM modellerinin TÜBİTAK-UEKAE tarafından yayımlanacak niteliklere sahip olması gerekmektedir.

Mali Mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler Kamu Sertifikasyon merkezinin http://mm.kamusm.gov.tr/ internet sitesinde yer almaktadır.

e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler ile diğer kurum, kuruluş ve işletmelerin e-faturalarını kendi mali mühür sertifikaları ile onaylamaları veya nitelikli elektronik sertifikaları ile imzalamaları esastır. Ancak e-fatura uygulamasını özel entegratör vasıtasıyla kullananlar düzenlenecek e-faturaların özel entegratörün mali mühür sertifikası ile onaylanmasına izin verebilirler.

XX- E-Defter Uygulamasına Yıl İçinde Geçilmesi Durumunda Geçmiş Kayıtlar

Mükelleflerin elektronik defter tutmaya, hesap dönemi ortasında başlamaları halinde, elektronik defterlerinde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtları elektronik ortamda oluşturacak ve elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz.

Saygılarımızla,

Yakup UYGUN  – İbrahim ÖNER

Kaynak: Türmob 11.07.2013/151-18 Rapor Sirküler.