Gelir İdaresi Tarafından E-Fatura Uygulamasında Dikkat Edilmesi Gereken HususlardaAçıklama Yapıldı
Bilindiği üzere,elektronik fatura (e-fatura) uygulaması 5 Mart 2010 tarihinde yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmişti.
Bu uygulama öncelikle mükelleflerin kendi istekleri ile seçebilecekleri bir uygulama olarak başlamış, daha sonra 30 Aralık 2013 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef grupları için zorunlu hale getirilmişti.
Diğer taraftan 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için elektronik fatura gönderme ve alma zorunluluğunun başlangıç tarihi 1 Nisan 2014 olarak belirlenmişti.
Gelir İdaresi Başkanlığının internet sitesinde elektronik fatura (e-fatura) uygulamasında dikkat edilmesi gereken hususlarla ilgili olarak 1 Nisan 2014 tarihinde aşağıdaki açıklamalar yapılmıştır:
1. Karşılıklı e-fatura düzenleme zorunluluğu
Yukarıda yer verilen mevzuat uyarınca elektronik fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları 1 Nisan 2014 tarihinden itibaren elektronik fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur.
Bu nedenle, e-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların 1 Nisan 2014 tarihinden itibaren birbirlerine kağıt ortamında fatura düzenleme imkanları bulunmamaktadır. E-fatura düzenleme zorunluluğu olan mükelleflerce e-fatura yerine kağıt ortamında fatura düzenlenmiş olması vergi mevzuatı açısından faturanın hiç düzenlenmemiş olduğu sonucuna yol açacağından, sisteme kayıtlı kullanıcıların e-fatura düzenleme ve alma hususuna özenle uymaları gerekmektedir.
Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.
Bir kullanıcının (gönderici veya alıcının) e-fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığının sistemde yayımlanan listelerden kontrol edilebileceği, sistemde kayıtlı olmayanların e-fatura düzenleyemeyeceği ve alamayacağı tabiidir.
2. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
E-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
3. Arşivleme
Elektronik fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. Portal üzerinden düzenlenenve alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenerek kendi bilgi işlem sistemlerinde veya Başkanlığımızdan saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşların bünyesinde saklanmalıdır.
Portalda bulunan arşivleme bölümü sadece gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılmasına yönelik olarak hazırlanmış bir ekran olup bu ekrandaki faturaların kullanıcı tarafından kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklamacı kuruluşlar nezdinde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
4. Temel ve ticari fatura senaryosu / e-faturanın reddi
"Temel fatura" ile "ticari fatura" arasında sadece faturaya sistem üzerinden itiraz imkanı açısından farklılık bulunmaktadır.
Her iki fatura da sistemler tarafından alınmak zorundadır. Alınan ticari faturaya e-fatura uygulaması üzerinden Red veya Kabul mesajı gönderilmesi imkanı vardır. Temel faturaya itiraz ise e-fatura uygulaması üzerinden değil harici yollarla yapılabilmektedir.
E-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında, uygulamadan yararlanma yöntemine ve gönderilen e-faturanın senaryo tipine (temel/ticari) bakılmaksızın, gelen e-faturaları almaktan imtina edemezler ve Başkanlığın yayımladığı şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında reddedemezler. Entegrasyon ve özel entegratör yöntemini kullanan mükellefler, Başkanlığın belirlediği şema ve şematron dışında kurallar belirleyemez ve kullanamazlar. Aksi yönde hareket eden entegratör ve özel entegratörlerin, entegrasyon izinleri Başkanlık tarafından iptal edilebilir.
E-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların, e-faturalara itiraz yöntemleri teknik kılavuzlarda düzenlenmiş olup, temel fatura kapsamında düzenlenen faturalara mükellefler, mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp iade faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz edebilirler. Ticari fatura senaryosu kapsamında düzenlenen faturalarda ise uygulama yanıtı ile faturalar kabul ya da red edilebilmektedir.
5. Ünvan Değişikliği
E-fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, ünvanının değişmesi halinde 15 gün içinde ünvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na posta yoluyla, yeni ünvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Ünvan değişikliğine giden mükellefin e-Fatura sistemindeki ünvanı, dilekçesine istinaden güncellenecek olup, mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski unvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebileceklerdir.
6. Nevi değişikliği
E-fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.
Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.
7. Durum kodları
E-fatura gönderiminde ve alımında sıklıkla ortaya çıkan aşağıda belirtilen hata durum kodu türlerine göre işlem yapılacaktır.
a. 1220 "HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI" durum kodu:
Bu durum kodunun alınması faturanın alıcının posta kutusuna iletildiğini ancak alıcı tarafından sisteme cevap dönülmediği anlamına gelmektedir. Bu durumdaki fatura başarılı kabul edilmelidir, aynı faturanın tekrar gönderilmemesi gereklidir. Gönderilmeye çalışılması ise mükerrerliğe sebep olacağından sistem tarafından kabul edilmeyecektir. Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin belirlediği şema /şematron ve imza kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı ise 1200 "ZARF BASARIYLA ISLENDI" sistem yanıtını dönerek, hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu dönerek fatura değişim sürecini tamamlamaları gerekmektedir.
Hedeften sistem yanıtının 1200 "ZARF BASARIYLA ISLENDI" durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 "BASARIYLA TAMAMLANDI" olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 "HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI" olur.
b. 1210 "DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI" durum kodu:
Bu durum kodunun alınması alıcının sistemine erişilemediği anlamına gelmektedir. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodu 48 saatlik tekrar gönderme süreci sonunda alıcının posta kutusuna erişilememesi durumunda 1215 "DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI" durum kodunu alır. 48 saat içinde fatura alıcının sistemine iletilmişse ve başarılı olarak sonuçlanmışsa 1300 "BASARIYLA TAMAMLANDI", hata almış ise 1230 "HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI" durum koduna güncellenir. 1210 durum kodu 1215,1230 ve 1300 durum koduna dönüşene kadar hiçbir işlem yapmayınız.
c. 1230 "HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI" ve 1215 "DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI" durum kodu:
Bu durum kodlarının alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID'siyle tekrar gönderilebilir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda ise yeni fatura ID'si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır.
Elektronik fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturanın elektronik halidir. İlgili Genel Tebliğ ve teknik kılavuzlarda düzenlenmemiş hükümlerde başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri geçerlidir.
E-fatura uygulamasındaki diğer durum kodlarına E-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzunun eki olan E-Fatura Uygulaması Sistem Yapısı Şema Yapısı Kılavuzundan ulaşılabilir.
8. E-fatura uygulamasını Gelir İdaresi Başkanlığının portal yöntemi ile kullanacak mükellefler
E-fatura uygulamasını GİB Portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin e-fatura gönderip alabilmeleri için www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan E-Fatura Uygulaması Portal kılavuzunda belirtilen şekilde ilgili programları yüklemeleri kılavuzda gösterilen yönergelere uymaları gerekmektedir.
Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz.
Saygılarımızla,
Yakup UYGUN – İbrahim ÖNER
Sirküler içeriği hakkında ek bilgi gerektiğinde (212) 274 20 65 numaralı telefondan AKADEMİ SMMM BAĞIMSIZ DENETİM LTD. ŞTİ. (Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.) ile temasa geçmenizi rica ederiz.
Yukarıda yer verilen açıklamalarımız, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. AKADEMİ SMMM BAĞIMSIZ DENETİM LTD. ŞTİ. ‘ne, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.
Gelir İdaresi tarafından E-Fatura ile ilgili sorular ve sorunlar için bir forum oluşturulmuştur.
E-Fatura forumu elektronik fatura ile ilgili sıklıkla yaşanan sorunlara dair çözümler sunmak üzere kullanıma sunulmuştur. E-Fatura forumu herkese açık olmakla birlikte kişiye özel sorular da üçüncü taraflar tarafından görüntülenmeden sorulabilmektedir. Dilerseniz üye olmaksızın daha önceden sorulmuş ve çözümlenmiş olan (“Herkese Açık”) sorulara erişebilirsiniz. Soru sormak isterseniz üye olmanız gerekmektedir.
ÖNEMLİ NOT:http://forum.efatura.gov.tr adresinde soru sormadan önce soracağınız sorunun daha önce sorulup sorulmadığını kontrol ediniz. Bunun için “SORULARI GÖRÜNTÜLE” sayfasındaki “ARA/Filtrele” bölümünden arama yapabilirsiniz. Bu şekilde soru sormaksızın çözüme çok daha hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
E-Fatura Forumu Kullanma Kılavuzuna ulaşmak için tıklayınız.
ÖNEMLİ NOT:Soru sorarken sorunun içerisinde ya da ekleyeceğiniz ekran görüntülerinde kişisel bilgilerinizin yer alıp almadığına dikkat etmeli, buna göre soru durumunu “Herkese Açık” ya da “Özel” olarak belirlemelisiniz.
E-Fatura forumu üzerinden soracağınız sorularda sorunuzun içeriğinde ve çözümünde unvan, VKN, TCKN gibi kişiye/kuruma ait özel bilgileriniz varsa (Durumu Görüntüle) KESİNLİKLE “Özel” olarak işaretlemelisiniz.
Aşağıda yer alan konularla ilgili olarak dosyanızın bulunduğu kişi ile doğrudan irtibata geçmeniz gerekmektedir:
- Başvurunuzla ilgili bilgi değişikliği yapmanız gerekiyorsa (unvan, adres, IP, posta kutusu ve gönderici birim adresleri vb.),
- BİS raporu ile ilgili sorular,
- Entegrasyon testleri ile ilgili sorular.
Kişisel bilgilerinizi gerektirmeyen sorular için soru görüntülenebilirliliği (Durumu Görüntüle) “Herkese Açık” olmalıdır.
Bu hususa dikkat edilmeyerek KİŞİSEL BİLGİLERİ İÇEREN SORULARIN VE CEVAPLARIN PAYLAŞILMASI DURUMUNDA SORUMLULUK SORUYU SORAN KİŞİYE AİTTİR. Bu hususta Gelir İdaresi Başkanlığı sorumlu tutulamaz.
Bu forum sitesinde yazılanlar özelge niteliği taşımamakta olup sadece mükelleflerimize yardımcı olma amaçlıdır.
